Zero Inbox -metodi tuo tunnin lisää työaikaa päivään

Zero Inbox -metodi tuo tunnin lisää työaikaa päivään

Lopettelin omaa työviikkoani, ja aloin miettimään, että onkohan Zero inbox -metodi teille muille tuttu? Sillä säästää todella paljon aikaa omasta päivästään. Zero Inbox -metodi tuo tunnin lisää työaikaa päivään, jopa enemmän, jos sähköposti on ollut päiväsi kulkua rytmittävä tirehtööri, jonka nyt laitat aisoihin.

Miten todella tehokkaat ihmiset hoitavat sähköpostinsa?

Haluatko tietää, miten todella tehokkaat ihmiset hallinnoivat omaa sähköpostiaan? Tämä on itse asiassa hyvin yksinkertainen juttu, mutta vaatii hieman kurinalaisuutta ja voi olla haastavaa noudattaa juuri siksi.

Kaikilta tämä kurinalaisuus ei välttämättä heti onnistu, mutta älä luovuta, vaan yritä useampi viikko. Jollei tämä ole vielä sinulla käytössä – kokeile tätä. Tämä on ihan paras metodi.

Mistä Zero inboxissa on kyse?

Ideana on, että saapuvien kansiossa ei asu mikään. Viestit käsitellään ja siirretään pois saapuvista heti käsittelyn jälkeen.

Sinun täytyy laittaa itsellesi kalenteriin sähköpostien käsittelyaika: milloin sinä käsittelet sähköposteja? Onko se kerran päivässä, kaksi kertaa päivässä vai kolme kertaa päivässä?

Jos työskentelet asiakaspalvelussa, ymmärrän, että käsittelyä tarvitaan useammin, mutta silloinkin kannattaa varata työpäivään hetkiä, jolloin sähköposti ei kilise, vaan saat keskittyä keskeytyksettä.

Miten Zero inbox toimii?

Kun käsittelyaika koittaa, kaikki saapuneet viestit käydään läpi. Ne joko kalenteroidaan, niihin reagoidaan heti tai ne laitetaan tehtävälistalle.

Ne eivät jää saapuneisiin – ne siirretään pois. Näin käsittelyn jälkeen inbox on tyhjä, mistä nimi Zero inbox myös juontaa.

Miksi Zero Inbox -metodi on tärkeä?

Tämä säästää valtavasti kognitiivista kapasiteettia ja energiaa. Tämä tarkoittaa, että käytät päivän energiasi tärkeiden fokusalueiden edistämiseen, etkä hypi sinne tänne sähköpostin kilahdusten perusteella reagoiden.

Tämä on tärkeää: laita kaikki ilmoitukset, merkkiäänet ja punaiset pallurat pois päältä. Älä enää käytä niitä. Ne keskeyttävät fokuksen joka kerta, kun pirahtavat tai ilmestyvät ruutuun. Poista ne – sillä varjelet keskittymistäsi ja saat jopa tunnin tehokasta työaikaa lisää jokaiseen päivään.

Käsittele viestit päivittäin sovittuina ajankohtina ja reagoi niihin silloin, kun olet itse päättänyt. Hyvin yksinkertaista, hieman haastavaa toteuttaa, mutta onnistuessaan äärimmäisen palkitsevaa monella tavalla.

Kokeile tätä jo ensi viikolla! Jos vinkistä oli sinulle apua, tykkää ja jaa kaverille, joka voisi hyötyä tästä. Ja jos tarvitset konkreettista apua kalenterin tai inboxin hallintaan, ota yhteyttä.